Ганна Ковпак
Редакторка У кожної людини бувають дні, коли лінь атакує і продуктивність катастрофічно падає. Але це зовсім не привід скласти руки і нічого не робити.
Вашій увазі 20 цінних порад, як підвищити свою продуктивність.
1. Складіть щоденний розпорядок дня
Вчіться заздалегідь планувати свій робочий день. По можливості практикуйте подібні дії рано вранці або ж у вечірній час перед сном. Тільки так вам вдасться мати чітке уявлення про те, як саме буде проходити ваш робочий день. До того ж незапланований і вкрай небажаний розвиток подій максимально виключений. Намагайтеся, щоб ваші справи збігалися з наміченим розпорядком дня.
2. "Застовпіть" терміни для кожного окремо завдання
Внесіть чіткість і ясність. Наприклад, пункт А необхідно виконати до 10-ої ранку, а пункт Б протягом 3 днів і т. д. Так ви зможете не затягувати з термінами і не приймати рішення в хаотичному порядку.
3. Задійте календар
Присутність календаря є найбільш грунтовним кроком в бажанні навчитися управляти своїм повсякденним життям. Тим, кому звичніше використовувати Outlook або Lotus Notes, календар стане невід'ємною частиною поштових додатків. Не варто забувати про календар Google. Було б непогано синхронізувати його зі своїм гаджетом. У підсумку ви отримуєте доступ до заздалегідь складеного графіку незалежно від місця свого розташування.
4. Використовуйте органайзер
Організатор допомагає бути в курсі всього, що відбувається у вашому житті. Це центральний інструмент для організації інформації, списків справ і інших речей різної спрямованості.
5. Не забувайте про дедлайн
До якого остаточного терміну вам необхідно закінчити свої завдання? Відзначте терміни в своєму календарі та записнику, щоб ви були в курсі.
6. Вчіться говорити "Ні"
Не беріть на себе більше, ніж вам під силу виконати. Саме час прибрати все, що заважає вчасно виконати важливі справи: скажіть їм "ні" або просто відкладіть їх в довгий ящик.
7. Заздалегідь плануйте цілі
Коли ви націлюєтеся на своєчасний результат, ви або встигаєте, або спізнюєтеся. Перші заплановані справи, швидше за все, встигаєте. Для зустрічей намагайтеся планувати свій час заздалегідь. З огляду на дедлайн, вирушайте трохи раніше, ніж того вимагає час.
Запропоновані поради як раз вчать тому, щоб приїжджати на зустрічі завчасно.
8. Тимчасові обмеження вашої діяльності
Вам слід обмежити робочий період на певний часовий проміжок.
9. Відведений час вашої діяльності
Іноді ми настільки занурюємося в робочий процес, що губимося в часі. Присутність перед вами величезного годинника стане додатковим бонусом.
10. Встановіть нагадування за 15 хв. до найближчої події
Календарі мають функцію нагадування. Якщо у вас на порядку денному є важлива зустріч з вашою участю, встановіть цей сигнал за 15 хв. до цього.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ
11. Фокусуйтеся
Ви настільки зайняті різними справами, що ледве встигаєте? Якщо це дійсно так, то спробуйте за умови певного відрізка часу зосередити свою увагу на чомусь одному. Наприклад, закрити всі вікна з невикористаними вами додатками. Це те, що здатне вас відволікати. Потім слід зосередитися лише на тому, що займає всю вашу увагу саме в цей момент часу. Подібне керівництво до дії здатне принести ефективність у вашій роботі.
12. Блокуйте відволікаючі вас чинники
Що вас відволікає: ваша робота? Обмін миттєвими повідомленнями? Дзвінок телефону? Сигнал вхідних повідомлень? Слідуйте приведеним нижче порадам:
· Я практично не користуюся чатом. Поодинокі випадки, коли це відбувається, пов'язані з відсутністю роботи в даний момент. Інакше це сильно мене відволікає.
· Коли я займаюся важливою роботою, я вимикаю свій гаджет. Вхідні дзвінки записуються і я зв'язуюся зі своїми абонентами пізніше. Такі дії допомагають мені краще концентруватися.
13. Відстежуйте проведений вами час
При подібному занятті вашим прямим помічником стане Egg Timer – онлайн-таймер зворотного відліку. Вам тільки необхідно визначити потрібну кількість часу (наприклад, пів години, 60 хвилин). Ваш помічник буде відраховувати час в фоновому режимі. При завершенні таймер подасть звуковий сигнал. Погодьтеся, що це чудовий спосіб дізнатися час.
Ви можете знайти більше додатків для відстеження часу і вибрати той, який підходить особисто вам.
14. Не турбуйтеся про несуттєві деталі
Не варто турбуватися про малозначні деталі, тому що вам не вдасться отримати все в точності так, як ви того бажаєте. Спроба зробити це буде дуже малоефективною.
15. Пріоритет
Беручи до уваги той факт, що вам не вдасться зробити все, буде потрібно навчити себе приділяти пріоритетну увагу більш важливим речам. Застосовуйте принцип 80/20, який є ключовим принципом при визначенні пріоритетів.
16. Делегуйте
Коли у вашій роботі присутні менш важливі по значущості завдання, їх можуть зробити інші співробітники. Це в значній мірі знімає навантаження, і допомагає зосередитися на чомусь більш важливому.
17. Розставляйте пріоритети правильно
Оскільки ви не можете робити все одночасно, просто звертайте свою пріоритетну увагу у напрямку до більш важливих речей. Використовуйте принцип 80/20, що є ключовим фактором при визначенні пріоритетів.
18. Необхідно знищити пожирачів свого часу
Що поглинає основну масу вашого вільного часу поза роботою? Соціальні мережі або ж перевірка електронної пошти? Вихід є: перестаньте перевіряти їх так часто. Трохи ускладніть своє життя, зробивши важким вхід на подібні сторінки.
Постарайтеся назавжди видалити з браузера потрібні вам посилання. Гідною їм заміною стануть сайти по роботі. Ніхто не говорить, що станеться диво, і ви перестанете заходити на сторінки соціальних мереж. Ні, але, можливо, це буде набагато рідше.
19. Спільно виконуйте аналогічні завдання
Схожі роботи об'єднуйте разом. Наприклад, моя робота може бути розділена на наступні пункти: 1) написання статті, 2) навчання 3) робоча нарада 4) розвиток бізнесу 5) адміністративні питання. Я поєдную між собою однотипні завдання, тому є узгодженість і злагодженість зусиль, які робляться мною. Якщо мені потрібно зателефонувати, я виділяю для цього спеціальний час. Це дійсно спрощує робочий процес.
20. Залиште буфер для проміжного часу
Іншими словами, не наводьте всі свої справи в так звану стадію "тісної взаємодії". Дотримуйтесь інтервал в 5-10 хв. між кожною справою. Завдяки цьому ви зумієте вчасно закінчити попередню задачу, а після перейти до наступної.
Раніше сайт "Сегодня" з'ясовував, як себе вдосконалити: п'ять кроків до саморозвитку. Щасливе селфі з моря має бути наслідком реально хорошої поїздки, а не "щоб заздрили".
Головні теми