Ряполов Костянтин
Катерина Степаненко
редактор Витрати ростуть, грошей не вистачає, а на роботі зарплату підвищувати чомусь не поспішають. Що робити? Треба або шукати підробітку на стороні, або робити якісь кар'єрні кроки (а для цього, наприклад, – піти освоювати щось новеньке). Але тут же перша перешкода – де взяти на це час? Якщо весь день на роботі, приходиш додому ледь живий, а тут ще щось треба робити по господарству, так що падаєш на диван перед телевізором вже практично без ознак життя.
Стоп! Взагалі-то, якщо вам вдається проводити вечори перед телевізором, то скаржитися на безгрошів'я просто смішно – це вже точно ваш вибір, а не гримаси лихої долі. Більш того: переважна більшість з нас насправді мають неабиякий запас часу і сил. Просто витрачають і те, і інше незрозуміло на що! Так-так, і втомлюємося ми так сильно, як правило, тільки через неправильне управління своїм часом – скоріше навіть через повну відсутність цього управління .
РОЗБИРАЄМОСЬ ЗІ СВОЇМИ БАЖАННЯМИ
Досить провести всього одну складну процедуру, щоб перестати сильно втомлюватися і виявити в собі запас сил. Бізнес-тренер компанії "БогушТайм" Оксана Долгова називає це технікою розчищення завалів: потрібно виписати всі свої розпочаті і незавершені справи. Тренер багатих людей Євген Дейнеко радить відвести під це не менше 40 хвилин, а краще – цілу годину. Причому писати треба так, щоб праворуч від колонки справ (планів, невиконаних обіцянок – в загальному, все, що "висить" і хоч якось відволікає увагу) залишалося небагато місця для внесення коригувань. Виписуємо не поспішаючи все, що можемо згадати. Після цього, за словами Дейнеко, слід переглянути список і прийняти рішення по кожному окремому з пунктів. Варіантів всього три: перший – ви тверезо оцінюєте ситуацію і розумієте, що якщо до сих пір не зробили цю справу, то ніколи цього вже й не зробите – мабуть, не дуже воно і треба. Тоді ваше резюме – "забути". Другий варіант: ви хочете зробити цю справу, але зараз вам не до того. Тоді ви відкладаєте його до якоїсь дати, записуєте це в свій планувальник на відповідне число – і тимчасово про нього забуваєте. І третій варіант – "в роботу": ви включаєте цю справу в список найближчих до виконання.
" Втома більше створюється на психологічному рівні . Насправді справ може бути не так вже й багато , але переживаєш , як би все встигнути , – каже Оксана Долгова . – Це якраз і забирає багато енергії і часу . І коли звільните голову від таких " тарганів " , виявиться , що робити потрібно не так вже й багато . І на все вистачає часу " .
БАЖАННЯ.Ключовий етап в тайм-менеджменті – визначення цілей, бо безцільні дії – найлютіший пожирач часу. "Пропишіть свої бажання. Їх має бути багато, що не менше 41, – каже Оксана Долгова. - І найзаповітніші з них перетворите в мету – поставте дату, коли хочете отримати бажане, і опишіть детально, чого хочете досягти". Сам процес запису і конкретизації бажань і цілей дозволяє людині краще зрозуміти, чого він хоче насправді. "Є люди, які встигають і спортом займатися, і на дві роботи ходити, і з друзями зустрічатися. А є ті, які нічого не встигають – тільки на роботу і додому. Все залежить від бажання. У одного є мотивація, в іншого немає. Але коли у людини є прописане бажання і план досягнення, вона більш мотивована і встигає більше", – впевнена Оксана Долгова .
Стимул . Сформульовані бажання дозволяють встигати більше.
ЗАПОРУКА ЭФЕКТИВНОСТІ ДІЙ — В ПЛАНУВАННІ
Головний принцип тайм – менеджменту звучить дещо парадоксально : щоб зберігати час , його спочатку потрібно витратити . Інвестувати його слід в планування . Від фахівців з тайм – менеджменту , тренерів успіху і особистісного зростання часто можна почути золоте правило управління часом : " 10 % часу , витрачених на планування до початку роботи , заощадить 90 % часу при вирішенні поставлених завдань " .
ЕЛЕМЕНТАРНЕ.Планування – це окрема сфера знань і умінь: на ньому побудована ціла наука. Вдосконалюватися в цій справі можна нескінченно, а ось почати отримувати відчутну користь можна хоч з завтрашнього дня. Для цього, як радить Євген Дейнеко, заведіть собі блокнот чи навіть просту зошит, і сьогодні ж увечері виділіть трохи часу. Для початку запишіть в щоденнику завтрашню дату (7 квітня). А далі, в колонку – всі справи, які вам потрібно зробити завтра (ну, ті, які згадайте). Записали, закрили – і забули до ранку. Повірте: одна ця проста дія збереже вам масу нервової енергії, яка витікає на постійне обдумування: "А треба ще це", "А якщо забуду". Якщо через якийсь час згадали ще щось – відкрили блокнот, записали – і знову забули.
Існують також дуже витончені системи планування з дуже розвинутим інструментарієм, що вимагають сил і часу на освоєння, але з тією ж головною метою – допомогти вам викинути з голови все те, чим ви не зайняті в дану хвилину. Тоді наступний день у вас починається і проходить куди простіше. "Ви не думаєте, чи не втрачаєте час і сили, а просто відкриваєте блокнот – і робите те, що там написано", – каже Євген Дейнеко. Зробили – викреслили. З'явилась нова справа – записали. Здавалося б, це елементарно. Але навіть не передати, скільки сил і часу зберігає цей прийом.
Перспектива . Плануємо від мрій і далеких цілей до того , що потрібно робити прямо зараз.
ПОСИЛЕННЯ.Щоб ефект був більше, приділіть ще трохи часу і заздалегідь розподіліть справи по черговості виконання (це можна робити вже з ранку: за ніч список завдань "перетравився" в підсвідомості, і рішення будуть прийматися швидше і краще). Ще один крок вперед – заздалегідь оцінити час, необхідний для виконання кожного завдання, і не планувати на день того, що точно не встигнеш зробити. До речі, фахівці застерігають від спроб розпланувати все 100% свого часу. Думки з цього приводу різні: хтось радить "підгортати" не більше 60% часу, хтось – не більше 40-50%. Але в будь-якому випадку запас "свободи" повинен бути неабиякий, бо життя непередбачуване: робота може піти повільніше, ніж очікувалося, можуть з'явитися нові термінові справи тощо. В кінці кінців, день може просто "не поставити ".
Одна з найбільш парадоксальних рекомендацій , яку вдалося зустріти у фахівців з тайм – менеджменту , – не намагатися силувати себе , якщо вже зовсім не працюється . Краще чесно віддати цей час відпочинку , а потім , в вдалі дні , все надолужити . Освоївши щоденне планування , природним шляхом ви перейдете до планування на тиждень , потім на місяць тощо.
ПІРАМІДА.Бенджамін Франклін – це не тільки портрет на улюбленому всіма зеленому папірці, це ще і культова для американців фігура: вчений і плідний винахідник, успішний підприємець і просто мудрець і вчитель. Йому належить і одна з найвідоміших на сьогодні і ефективних систем планування – піраміда Франкліна. В основі піраміди укладаються життєві цінності (те, що для вас дійсно важливо). На них спочиває другий поверх – глобальні цілі (чого ви в підсумку хочете домогтися). Потім – генеральний план досягнення цілей. Після – довгострокові плани, орієнтовані на роки. Наступний рівень – середньострокові плани – на місяці. І нарешті, наші хороші знайомі – плани на тиждень і день. Ті чи інші варіації на тему такої піраміди широко використовуються в сучасній практиці. "Вони розгортаються здалеку і на сьогоднішній день, – розповідає Оксана Долгова. - Це дає розуміння того, що ти робиш сьогодні, зараз, цієї хвилини, – для того щоб ти отримав те, що ти хочеш, через 10 років ".
Звільнення . План позбавляє від роздумів : береш і робиш.
КОНЦЕНТРУЄМОСЯ ЗА ДОПОМОГОЮ "ПОМІДОРІВ"
Один з головних ворогів ефективності – наша багатозадачність і нездатність довго утримувати увагу на одному предметі чи дії. Особливо це властиво жінкам, та й серед чоловіків тих, хто дійсно не вміє концентруватися, вистачає. Є різні оцінки того, скільки ми втрачаємо через "стрибання" між завданнями – хтось каже, що наша ефективність знижується в 5 разів, хтось "добріший" і стверджує, що ми витрачаємо всього лише в 2-3 рази більше часу. У будь-якому випадку втрати величезні. Хоча вважається, що доросла людина відрізняється від дитини саме тим, що здатна концентруватися на чомусь одному протягом як мінімум 15 хвилин (до речі, можете перевірити себе на зрілість з секундоміром).
ПОМИДОРЫ.З іншого боку, утримувати увагу більше півгодини для більшості людей втомлює. Так і народилася ідея розбивати роботу на 25-хвилинні відрізки, протягом кожного з яких слід займатися виключно одним завданням, але з повною самовіддачею. Для того щоб контролювати ці тимчасові відрізки, зручно використовувати таймер. Спочатку у розробників методу в ходу був звичайний кухонний таймер, який в Італії (звідки прийшов цей прийом) прийнято випускати у вигляді помідора. Звідси і з'явилася назва цієї техніки – помідорна, або, як іноді її називають на заморський манер, "помодоро". А самі 25-хвилинні відрізки часу без церемоній називають помідорами.
ПЕРЕРВИ.Кожен помідор – щось неподільне, присвячене тільки одному завданню. І важливо не відволікатися і не перериватися. А якщо таке трапилося – починайте новий помідор, тобто нове завдання. Після кожного помідора робиться 5-хв. перерва, під час якої слід повністю відключитися від роботи: походити, розім'ятися, попити води тощо. Вкрай небажано цей час присвячувати вглядиваніі в екран комп'ютера або смартфона, навіть в розважальних цілях. Обов'язковий відпочинок – настільки ж важлива частина цього процесу (і тайм-менеджменту в цілому), як і робота. Періодичний, запланований відпочинок дозволяє підтримувати високу інтенсивність праці і значно скорочує загальний витрачений час. Після кожних 4 помідорів обов'язково робиться велика перерва – до півгодини.
ДІЛИМО ЗА ВАЖЛИВІСТЮ
Раз вже ми вирішили дбайливо ставитися до свого часу , то витрачати його потрібно на вирішення найбільш важливих завдань . Тобто при плануванні нам слід розставити пріоритети . Розглянемо три досить простих і популярних прийоми для цього .
ПАРЕТО.Перший сформулював італійський економіст Парето: за правилом Парето 20% зусиль забезпечують 80% результату. Зрозуміло, що числа тут приблизні, в кожному конкретному випадку співвідношення можуть відрізнятися – наприклад, 25% і 75%. Але суть від цього не змінюється: основну частину свого часу ми зазвичай витрачаємо на те, що дуже слабо наближає нас до наших цілей, а на справді важливі речі ресурсів часто не залишається. Отже, нам потрібно визначити ту невелику групу найбільш ефективних дій, від яких залежить головне, і приділити їм основну увагу при плануванні.
ABC.Схожу ідею використовує і метод ABC. Вважається, що найбільш важливі справи займають близько 15% від їх загальної кількості та забезпечують 65% результату. Їм присвоюється категорія А. В категорію В (важливі) потрапляють 20% справ, що дають "на виході" ті ж 20%. А 65% завдань доводиться на малоістотні, сумарна вага яких в досягненні мети становить близько 15%. Природно, максимальні і увагу, і ресурси віддаються справам групи А. Потім йде група В. І вже за залишковим принципом плануються справи групи С (бажано їх комусь передоручати або подивитися, чи можна взагалі обійтися без них).
"ВІКНО".Дуже популярна в діловому світі методика планування "вікно Ейзенхауера". Тут справи упорядковано відповідно до терміновості і важливості. А – самі термінові й важливі справи. Їх потрібно виконувати негайно. В – термінові, але не такі важливі. Їх потрібно або делегувати (ось немає у вас сьогодні часу на приготування вечері – замовте доставку піци!), або виконувати самостійно, але не на шкоду справах категорії А. Категорія С – не термінові, але важливі справи: їх потрібно планувати на майбутнє, але так, щоб вони не перетворилися на "палаючі". І нарешті, категорія D – не термінові і не важливі. Від них можна просто відмовитися.
Головні теми