Тенденция. Все больше сотрудников работают «в облаках»
Каждое утро в любом большом городе можно наблюдать примерно похожую картину: толпы людей на остановках общественного транспорта, забитые станции метро, многокилометровые пробки на дорогах — люди едут на работу. Вечером — все то же самое, только в обратном направлении. Сколько денег, времени и нервов расходуется фактически впустую! Может, есть возможность на работу не ездить?
Еще в 1972-м году американец Джек Ниллес разработал концепцию телеработы: в своей работе высказал идею, что не обязательно держать работников в офисе, так как современные средства связи позволяют поддерживать контакт между сотрудниками на расстоянии. После серии экспериментов было доказано, что число визитов на работу можно сократить до 3-х дней в неделю, приезжая лишь на собрания и для получения документов. А если возникают срочные вопросы — их можно решить с помощью телефона и факса. Для такого вида работы экономисты даже придумали новый термин flexiplace — "гибкое рабочее место". Правда, в течение последующих 20-ти лет эта идея не прижилась — связь оставляла желать лучшего и была дорогой, в отличие от бензина.
Сегодняшняя ситуация — противоположная. Мобильные телефоны и компьютеры есть у всех, связь стоит дешево, скорость интернета постоянно растет, а программное обеспечение для совместной работы все время совершенствуется. Может, пора реанимировать идею сорокалетней давности?
Читайте также: Преимущества и недостатки платной электронной почты
Во всем мире такое явления как "дистанционная работа" получила виток развития с 2008-го года — как ответ на экономический кризис. Но программное обеспечение для удаленной работы было слишком дорогим. В этом году ведущие IT-компании представили рынку недорогие решения для организации дистанционной работы — "облачные" услуги. "Сегодня" выяснила цену и то, какие преимущества и недостатки они дают для работодателей и сотрудников.
МИГРАЦИЯ В "ОБЛАКА"
Многочисленные решения для совместной и удаленной работы используются украинскими бизнесменами уже порядка 10 лет. Однако внедрение этих технологий долгое время было доступно лишь очень крупным предприятиям — слишком уже дорого стоят программное обеспечение и IT-инфраструктура.
Например, только для организации системы защищенной корпоративной почты нужно потратить порядка $60 тыс. А вместе в внедрением корпоративного портала, системы безбумажного документооборота, системы совместных коммуникаций, работы с клиентами и других подобных IT-сервисов затраты на их внедрение и поддержку могут достичь сотен тысяч.
Для начинающего украинского предпринимателя все эти цифры являются неподъемными, тем более что речь идет не о покупке реальных орудий производства (например, грузовика)...
С другой стороны, без автоматизации рутинных процессов делопроизводства развитие бизнеса либо невозможно, либо себестоимость продуктов или услуг становится слишком высокой — нужно нанимать персонал, платить каждому зарплату, тратить деньги на офис большего размера.
Компромиссным решением является переход на так называемые "облачные" услуги. Их суть заключается в том, что всю дорогостоящую IT инфраструктуру (вместе с серверами и программным обеспечением и услугами системного администратора) можно арендовать, оплачивая лишь время реальной работы с ним.
При этом программное обеспечение и вычислительные мощности находятся у пользователя не в офисе или в доме, а "в облаках" — на удаленном сервере. Для организации доступа сотрудника к корпоративной системе нужен компьютер любой мощности и доступ к Интернету.
КТО МОЖЕТ РАБОТАТЬ УДАЛЕННО
В любой компании есть сотрудники, которые не производят продукта и не участвуют в профильном производстве продукта либо услуги. И, тем не менее, без них полноценная работа невозможна, хотя для выполнения своих обязанностей им не обязательно сидеть в офисе, а достаточно лишь получать и передавать вовремя и в полном объеме необходимую для работы информацию.
ЗАВИСИТ ОТ БИЗНЕСА. Перечень сотрудников, которых можно перевести на удаленную работу, может очень сильно меняться в зависимости от вида бизнеса, специфики работы предприятия. Скажем, если бухгалтеру розничной компании приходится обрабатывать очень много бумажных документов, удаленно он работать не сможет — не будет гарантии, что документы не затеряются. Или, если речь идет об издательском бизнесе, то на удаленную работу переводят журналистов, а системных администраторов, наоборот, привязывают к рабочему месту. Точно так же продавец в магазине должен находиться возле товара, а если речь идет о корпоративных продажах, то, наоборот, ему нужно ездить по клиентам.
Автор этих строк даже знает компании (сфера продаж), в которых число сотрудников насчитывает по 200—300 человек, а офис представляет всего лишь одну-две комнаты (там сидят директор и бухгалтер) и помещение для переговоров — больше никого держать на рабочем месте не нужно. А часть сотрудников и вовсе находится в других странах.
Еще одна тенденция — в западноевропейских компаниях сейчас все чаще наблюдается процесс обезличивания рабочего места: если сотрудник приходит в офис, то он может сесть за любой свободный стол и, подключив ноутбук к сети, работать в корпоративной системе.
МОТИВАЦИЯ БИЗНЕСА И СОТРУДНИКОВ
Для собственника бизнеса смысл перевода части сотрудников на удаленную работу понятен — экономятся значительные средства на аренду офисных помещений. Плюс, растет эффективность. "В офисе эффективно используется лишь 50—60% рабочего времени. Остальное уходит на кофе, перекуры. Показатели дистанционнй работы — до 85%", — говорит совладелец IT-консорциума Intecracy Group Юрий Сивицкий. А вот в чем может быть интерес для рядового сотрудника работать по такой системе? ТРАНСПОРТ. Прежде всего, не теряется время на транспорт. Два-три часа жизни в день лучше посвятить себе, например, сходить в фитнес-центр или провести их с семьей. А если ездить на автомобиле, то сэкономленные в день 30—40 км в конце месяца выливаются в 60—70 литров топлива или 700—800 гривен.
ЗАРПЛАТА. Мы опросили 15 собственников бизнеса, которые перевели сотрудников на удаленную работу. Практически все они рассказали нам, что платят таким людям немного больше (на 10—15%).
3 ТЕХНОЛОГИИ ДЛЯ РАБОТЫ "ОБЛАЧНОГО" ОФИСА
Связь. Реальное общение компенсируется видеоконференциями. Фото Cisco
Для организации дистанционной работы сервис-провайдеры услуг предлагают в аренду несколько решений, которые подходят для всех видов бизнеса.
КОРПОРАТИВНАЯ ПОЧТА
Это и самая распространенная из предлагаемых услуг, и самая востребованная для бизнеса. Сразу оговоримся, что, несмотря на схожее название, от обычного "имэйла" бизнес-почта отличается существенно — это скорее инструмент для совместной работы. Начнем с того, что такая почта работает "в облаках" — вся переписка находится на удаленном сервере и синхронизируется абсолютно со всеми устройствами, которые использует предприниматель (стационарным компьютером, ноутбуком, интернет-планшетом, мобильным телефоном либо смартфоном). Второе отличие — в услугу сразу же входит возможность использования всех офисных приложений. Причем, за лицензию платить не нужно, как и устанавливать эти программы на своем компьютере — они уже установлены на "облачном" сервере. Третье — совместная работа с файлами. Так, несколько человек одновременно могут редактировать один и тот же документ, и все изменения тут же отображаются в редакторе. Добавим, что можно управлять правами доступа (то есть открытостью документа): любой файл можно сделать полностью открытым через интернет, а можно ограничить доступ по списку людей (всем сотрудникам, какой-то группе или же только автору).
И, наконец, такой важный инструмент для организации работы, как совместные календари. Руководитель в любой момент может поставить подчиненному задачу и назначить срок ее выполнения — ему сразу же приходит по электронной почте предложение принять задание. Как только он его принимает, задание тут же отображается в календаре сотрудника — руководитель видит, чем конкретно в данное время он занят, и если задание к прописанному сроку не выполнено, может потребовать объяснения.
Затраты на одного сотрудника: от 15 грн. в месяц
ТЕЛЕФОНИЯ
Экономить на звонках в другие города, за границу и на сотовые телефоны позволяет услуга IP-телефонии. При желании интернет-телефонию можно комбинировать с классической связью и видеосвязью. Дополнительная выгода от использования IP-телефонии заключается в том, что такая платформа поддерживает все современные телефонные сервисы, которыми легко управлять самостоятельно. Например, можно настроить получение факса на электронную почту, а также использовать домашний или мобильный телефон как прямой офисный.
Если же бизнес-процесс подразумевает постоянное проведение планерок, это можно делать с использованием видеотелефонии. Пообщаться тет-а-тет с коллегой можно бесплатно с помощью скайпа, а если нужно провести видеоконференцию с участием нескольких человек, то такую услугу можно заказать у "облачного" сервис-провайдера.
Затраты на одного сотрудника: от 0 до 100 грн. в месяц
CRM-СИСТЕМЫ И БУХГАЛТЕРИЯ
Собрав всю информацию о клиентах в одной интеллектуальной системе, можно значительно увеличить эффективность продаж. База знаний о клиентах, например, может сама отслеживать все обращения лояльного покупателя, сама просчитывать для него скидки и рассылать новые предложения. Интегрированы такие решения обычно с бухгалтерскими программами — автоматически рассчитывают зарплату, выставляют счета и готовят налоговые отчеты.
Затраты на одного сотрудника: от 100 до 500 грн. в месяц (в зависимости от сложности).
СОВЕТЫ УДАЛЕННОМУ СОТРУДНИКУ
Дома. Работать, как в офисе
Даже если IT-решение позволяет работать удаленно, на практике это выходит не всегда. Из личного опыта меня и моих знакомых, главная проблема — приучить членов семьи не отвлекать от работы. Лично мне это удалось после 3-х скандалов, связанных с попыткой отправить в магазин "за хлебом", но, увы, другого выхода просто нет — на работе нужно сконцентрироваться, абстрагировавшись от того, что рабочее место физически находится дома. Но после того как работа выполнена, важно сразу же вернуться в семью. Научиться четко разграничивать "дом" и "работа", не выходя из квартиры, удалось лишь через несколько месяцев.
Самый слабый момент при удаленной работе — инфраструктура. Так, автор этих строк часто сталкивался с тем, что сотрудники Киевэнерго днем отключали свет (да, на два часа, но эти два часа были критичными) или внезапно пропадал интернет. То есть нужен план действий на случай таких форс-мажоров. Например, купить мобильный интернет и источник бесперебойного питания, либо сразу идти в ближайший компьютерный клуб или кафе с интернетом.
ЗАОБЛАЧНЫЕ ПЕРСПЕКТИВЫ
Описанные "облачные" технологии открывают для бизнеса новые возможности не только в плане экономии средств. Дело в том, что на базе "облаков" можно строить бизнес-модели, не учитывающие регионального фактора. Например, если раньше при наличии офиса в Киеве, нужно было искать и сотрудников, живущих в столице, то в случае с "облачной" моделью можно нанимать более дешевый персонал из регионов или вообще, привлекать к работе людей из других стран (сейчас этим пользуются IT-компании, нанимая наших программистов для работы над своими проектами). Неужели все смогут работать через интернет (не выходя из дому) и случаи трудовой миграции останутся в прошлом?
На практике все не так просто. Дело в том, что украинское (и не только) законодательство такой формы работы не предусматривает — у нас до сих пор живут такие понятия, как "табеля", "прогулы", "трудовые книжки" и так далее. А оформление по трудовым договорам не во всех случаях защищает работодателей от недобросовестных сотрудников и наоборот. Особенно много спорных ситуаций может возникнуть при работе с зарубежными партнерами. Еще один момент — качество интернета. Если в крупных городах проблем с высокоскоростной сетью нет, то в регионах это является проблемой — любой сбой может парализовать работу.
Впрочем, технологии развиваются. Вполне возможно, что через лет 5 утренние и вечерние пробки на дорогах останутся лишь воспоминанием — потребность поездки на работу просто исчезнет.
КОММЕНТАРИИ
— По нашим подсчетам, сотрудник, работающий дистанционно, обходится работодателю примерно на $300 дешевле, чем тот, который сидит в офисе. Если он работает по такой системе без сбоев, спокойно можно поднять ему зарплату и тем самым повысить лояльность к организации, на которую он трудится. Но сам переход должен быть осторожным — с учетом всех непредвиденных ситуаций.
— Далеко не все способны работать дистанционно: работу в коллективе и человеческое общение заменить даже самыми навороченными технологиями невозможно. А для тех, кому это удается, все равно нужно проводить для сотрудников совместные мероприятия — семинары, тренинги, конференции. Иначе не будет "чувства плеча" и эффективность работы упадет в разы.