Ганна Ковпак
Редакторка Відрядження можуть надати відмінну можливість набути цінного досвіду, а заодно і побачити світ, продовжуючи працювати. Головне в цій справі – навчитися правильно планувати свію робочу подорож. Адже за красивими знімками в соцмережах часто стоїть кропітка і божевільна робота.
Як грамотно спланувати поїздку і зробити роботу в іншій країні максимально ефективною, розповіла Анна Ліпанова, Lead Business Analyst компанії EPAM Ukraine, в активах якої десятки відряджень в офіси клієнтів з США та Канади.
Універсальних порад на всі випадки життя не існує, і повністю застрахуватися від непередбачених обставин не вдалося ще нікому. Але можна істотно полегшити собі життя, прислухавшись до рекомендацій "бувалих", передає thepoint.rabota.ua.
Правило 1. Підготовка – запорука успіху
До відрядження необхідно якісно готуватися і робити це краще за все заздалегідь і ґрунтовно, не розраховуючи на те, що все складеться саме собою. Адже, як говорив Бенджамін Франклін: "провалюючи підготовку, ви готуєтеся до провалу".
Тому в "чек-листі" Анни Ліпанової є такі обов'язкові пункти:
• максимальний збір інформації про компанію, в яку їдеш;
• підготовка всієї необхідної в поїздці документації;
• список питань для обговорення і підготовка відповідей на можливі запитання "приймаючої сторони";
• інформація про контактні особи, графік їх роботи, можливий час для нарад;
• в ідеалі – графік роботи під час відрядження, узгоджений з "приймаючою стороною" ще до від'їзду.
Але! Наш світ не ідеальний, і іноді про майбутнє відрядження ми дізнаємося за 24 години до вильоту. Тоді стане в нагоді друге правило експерта: підготовка в оперативного режиму.
Правило 2. Підготовка в оперативному режимі – ще не привід для паніки
Анна радить: в першу чергу отримайте відповіді на питання:
- хто буде контактною особою і як з нею зв'язатися?
- як дістатися з аеропорту до потрібного офісу?
- де, при необхідності, отримати перепустку в офіс?
- де розміститися?
Візьміть необхідні документи, як особисті (паспорт, права, страховку, роздруковані квитки, крім електронних, бронювання готелю), так і необхідні для роботи і переговорів.
"Постарайтеся передбачити максимум побутових нюансів. Наприклад, в моїй валізі завжди лежить набір перехідників для різних типів розеток, зарядні пристрої та power bank, базовий набір медикаментів", – радить експерт.
Збираючи одяг, орієнтуйтеся на дрес-код, прийнятий в компанії, яку відвідуватимете, а також прогноз місцевої погоди.
Правило 3. Пам'ятайте, що являєтеся обиччям своєї компанії
І його потрібно тримати, тому – ретельно продумувати всі нюанси, які можуть вплинути на формування іміджу. Анна Ліпанова знову підкреслює значимість дрес-коду: "Не даремно кажуть, що зустрічають за одягом. Якби, наприклад, в офіс Electronic Arts, компанії, яка займається розповсюдженням відеоігор, я приходила в діловому костюмі, то виглядала б "білою вороною". Це – ігрова індустрія, і більшість співробітників ходять на роботу в шортах, футболках. У них можна дозволити собі стиль casual".
Крім того, намагайтеся побільше дізнатися про культурні особливості регіону, в який ви прямуєте, щоб випадково не потрапити в незручну ситуацію. "Чоловіки, будьте напоготові: в деяких країнах навіть невинна спроба розрахуватися за каву, випитий з колегою-жінкою, може бути розцінена, як harassment", – радить експерт.
Правило 4. Змиріться з тим, що виспатися у відрядженні навряд чи вийде
Якщо йдеться про короткостроковий візит або початкову фазу проекту, то майже за пару тижнів потрібно зробити максимум. До того ж, деякі компанії приділяють достатньо часу спілкуванню, доброзичливі і відкрито йдуть на контакт, але ситуація може бути і протилежною: наприклад, в IT-сфері – product owner зайнятий, а вам потрібно оперативно розібратися в технічних деталях, зібрати всі вимоги і якісно зарекомендувати себе і команду. І в тому, і в іншому випадку у відрядженні працювати доведеться набагато більше, ніж в рідному офісі.
"Особисто мені у відрядженні доводиться прокидатися о 5 ранку, щоб поспілкуватися з командою в Україні, оновити інформацію за проектом, зібрати список пріоритетних питань, – розповідає Анна. – Робочий день у США і Канаді часто починається рано (в офіс одного з клієнтів, наприклад , я їздила до 6:45 ранку) і проходить насичено: 8-9 годин зустрічей і переговорів з перервами на 10 хвилин один раз на дві години. Під кінець такого дня працездатність практично на нулі. На це ще накладається входження в новий ритм і jetlag , т.зв. "синдром зміни часового поясу". Моє правило: в перший день за будь-яку ціну "дотягнути" до 22-00 за місцевим часом – і тільки тоді лягати спати. Так організм швидше адаптується до різниці в часі".
Правило 5. Вибудовуйте довірчі відносини з приймаючою стороною
Можливо, це найважливіша мета будь-якого відрядження, хоч і не настільки очевидна. Успішний візит до партнерів або клієнтів може спричинити за собою розширення існуючих проектів і появу нових.
Але для цього недостатньо просто бути відмінним фахівцем. Потрібно бути позитивно налаштованим, відкритим і володіти хорошим почуттям гумору. Саме побудова довірчих відносин – це те, що так складно зробити через екран монітора, те, заради чого ми часто і їдемо у відрядження. "Живе" спілкування допомагає зрозуміти психологію приймаючої сторони і її очікування, побудувати ефективну комунікацію. Пізніше навіть певні фрази в листуванні набувають нове емоційне забарвлення. Завдяки правильно збудованим відносинам в майбутньому можна буде запобігти непорозуміння і, при необхідності, залагодити гострі кути або вирішити проблеми, не виносячи їх на рівень топ-менеджменту.
"Коли вирушаю у відрядження, я беру з собою невеликі національні сувеніри, – ділиться досвідом Анна. – Наприклад, наші американські замовники дуже люблять український шоколад, тому в моєму багажі завжди є місце для солодощів".
А якщо ви плануєте не робочу поїздку, а відпустку, тоді буде корисно почитати: як відпочити з подругою, щоб не зіпсувати дружбу. Обговоріть з подругою заздалегідь детальний план відпочинку – куди їздимо, як харчуємося.
Читайте також:
Головні теми