Час – найцінніший ресурс з усіх, якими ми володіємо. Те, на що ми його витрачаємо, визначає зміст нашого життя. "Управління часом – це звичка, – каже психолог Наталія Скрипник. – Якщо звикаєш уважно ставитися до нього, правильно розраховувати, то будеш все встигати і на роботі, і вдома. Як і будь-яка корисна звичка, таймменеджмент починається з того, що людина усвідомлює, навіщо їй це потрібно: наприклад, хочеться більше встигати. І після цього вчиться бути дисциплінованою".
Ставимо перед собою цілі
"Коли людина оглядається на останні півроку, часто розуміє, що нічого важливого не досягла, але при цьому весь час була зайнята, – говорить бізнес-тренер, консультант компанії "Богуш Тайм" Юлія Бойко. – А все тому, що люди не створюють своїх цілей або не пам'ятають про них. Для початку потрібно подивитися, чого ти хочеш від життя за ключовими напрямками: здоров'я і фізична форма, розвиток особистості (чого я хочу навчитися?), сім'я, кар'єра чи свій бізнес, духовна (у чому моя місія?) і соціальна сфера (що я хочу зробити для суспільства?). Коли вдається намалювати ідеальну картину, важливо свої щоденні дії спрямовувати на досягнення цих цілей".
Три причини нашої ліні
"Для нашого менталітету характерна така позиція: поки ніхто не питає, можна нічого й не робити, – каже психолог і оргконсультант Наталія Скрипник. – Яскравий приклад – студенти, які навчаються не впродовж семестру, а під час сесії. У багатьох ця звичка зберігається і в робочому житті, коли велике завдання відкладають на потім, замість того, щоб виконувати його маленькими шматочками. У нашій ліні може бути три причини. Перша – ми зі школи звикли, що за спиною повинен стояти наглядач. Можливо, варто знайти людину, яка вас контролюватиме: спочатку постійно, а потім все менше і менше. Ви звикнете звітувати, а потім зовнішній контроль перенесете у внутрішній.
Друга причина пов'язана з тим, що завдання вам нецікаве. Але стимул виконати його завжди можна знайти: ви можете отримати винагороду за його виконання або уникнути потенційної загрози за його невиконання. Впоралися з неприємним завданням? Зробіть щось приємне для себе – купіть собі щось солодке або сходіть на масаж.
Третя причина лінощів може критися у звичайній фізичній втомі. Тут порада очевидна – взятися за завдання після того, як гарненько відпочинете".
Щоб боротися з вічним відкладанням, психологи рекомендують братися за будь-яке завдання і працювати з ним не відволікаючись 15-20 хвилин – по таймеру. "Тут може бути два варіанти: перший – таймер продзвенить, а людина продовжить працювати, тому що апетит приходить під час їжі, – говорить Юлія Бойко. – Другий – через 20 хвилин переключитися на щось інше. Але за 4-5 таких підходів на день завдання можна здолати або значно просунутися в його виконанні".
Складаємо плани
Психологи радять складати плани. "Хтось використовує програми в смартфонах, хтось-звичайний блокнот, – говорить тренер з комунікації Наталія Грабовська. – Але робити це потрібно обов'язково, інакше в діях не буде чіткості, і завдання просто вилетять з голови. Якщо складати довгострокові плани для вас поки важко, почніть зі щоденного планування, виділяючи на це 20 хвилин вранці або ввечері".
Складаючи план, треба бути реалістом і тверезо оцінювати, скільки часу знадобиться на виконання того чи іншого завдання. "Щоб правильно розподіляти час, потрібно його підраховувати, – говорить бізнес-тренер Юлія Бойко. – У магазині ми не набираємо товару на 1500 гривень, якщо в кишені є тільки 1000. А от свій час люди чомусь вважають гумовим. Якщо завдань більше, ніж часу, доведеться розставляти пріоритети".
Для цього часто використовують матрицю Ейзенхауера. Відповідно з матрицею, справи поділяються на: 1) важливі і термінові; 2) важливі, але не термінові; 3) неважливі, але термінові; 4) неважливі і нетермінові. Так що при плануванні прийдешнього дня ви можете розділити аркуш паперу на чотири частини і розподілити свої справи по терміновості і важливості. "При складанні плану 20% часу потрібно відводити на термінові, але важливі справи, тому що ця категорія найчастіше страждає, 60 – на термінові і важливі, 20% – на неважливі, але термінові (форс-мажор). Проблема багатьох людей у тому, що вони не планують час на форс-мажори, а насправді вони в середньому забирають п'яту частину нашого часу – якщо говорити тільки про робочий день, то це 1,5-2 години. Справи з останньої категорії – нетермінові і неважливі – можна виконувати за залишковим принципом: коли є така можливість", – зазначає тренер.
Встигнути побільше
Справді зайнятим людям часто потрібно прискоритися – для цього достатньо слідувати простим рекомендаціям. Наприклад, приступаючи до виконання складного або об'ємного завдання, треба витратити п'ять хвилин на планування, розбити завдання на етапи і робити все частинами.
"Найпродуктивніший час упродовж доби потрібно присвячувати виконанню найбільш великих і важливих завдань, – радить Юлія Бойко. – У кожної людини свій продуктивний час, але, як правило, це перша половина дня. І вона вічно завалена дрібними завданнями – краще залиште їх на потім, а з ранку візьміться за головне".
Ще одна корисна звичка – завершувати завдання якнайшвидше. "Якщо ви можете завершити справу впродовж найближчих двох хвилин, краще зробити це одразу, – говорить бізнес-тренер. – Попрацювали в офісі з документами – покладіть їх на місце. Насправді, це дуже економить час".
Відпочиваємо активно
Не можна дозволяти втомі накопичуватися, інакше ви не зможете працювати продуктивно. "Необхідно залишати хоча б по півгодини або годину на відпочинок у робочий час, причому щодня, – говорить тренер дитячої академії комунікації Наталія Грабовська. – Є багато охочих полежати на дивані, але відпочинок може бути активним. Наприклад, корисно переключити увагу з інтелектуальних на фізичні завдання: 20 хвилин йоги або півгодини в спортзалі тільки додадуть вам енергії. Багато хто розслабляється за допомогою спілкування, і це дуже правильно. Наприклад, відібрати півгодини у сну і попити кави з подругою: жива розмова "розвантажує" і надихає. Я б радила обов'язково виділяти час на спілкування і фізичні вправи щодня, як би ви не були зайняті. Деяким людям також важливо просто побути наодинці з собою, особливо жінкам. Просто попити чай, дивлячись у вікно, погортати журнал. Не відмовляйте собі в цьому".
Головні теми