Электронная почта сегодня является таким же необходимым инструментом для работы, как и телефон. И точно так же, как современному деловому человеку необходимо всегда быть на связи, чтобы не пропустить важный звонок, в нынешних реалиях крайне важно оперативно ответить на email. Но использование бесплатных интернет-сервисов оправдывает себя далеко не всегда: часто уже через 2—3 месяца бесплатный почтовый ящик переполняется от немыслимого количества спама, из-за которого легко пропустить важные письма.
Нередко вместе со спамом на почтовый ящик приходят вирусы, способные парализовать работу и уничтожить ценную информацию. Добавим также, что почтовый спам при приеме почты на мобильных устройствах буквально "съедает" дорогостоящий интернет-трафик.
Именно поэтому крупные компании нанимают штат IT-специалистов, которые настраивают корпоративную электронную почту, защищают ее от атак компьютерных вирусов и всевозможных спам-рассылок. Но удовольствие это далеко не дешевое — нужно нанять специалистов (айтишники сегодня просят высокие зарплаты), приобрести сервер (или арендовать его), купить лицензию на антивирус и установить недешевое программное обеспечение (ПО). Конечно, без особых затрат вопрос решает установка пиратского ПО. Однако, во-первых, никто не гарантирует работоспособность нелицензионных программ, во-вторых, это незаконно (нарушение авторских прав может быть расценено как уголовное преступление), в-третьих, разработчики софта в последнее время стали очень хорошо его защищать. Есть ли альтернативный вариант?
Оказывается, да. В Украине недавно появилась новая услуга — "облачная" электронная почта, которую предлагают в течение нескольких месяцев испытать бесплатно, чем журналисты "Сегодня" и воспользовались с целью выяснить преимущества и недостатки такой услуги.
Забегая наперед, отметим, что в результате знакомства выяснилось, что это не электронная почта в традиционном представлении, а инструмент для бизнеса, позволяющий более эффективно организовать рабочий процесс.
А первое заметное отличие платного email от бесплатного — адрес, который заканчивается личным доменным именем, например, [email protected], а не [email protected]. В глазах коллег это, бесспорно, выглядит намного солиднее.
"ОБЛАЧНЫЕ" СЕРВИСЫ: АРЕНДА ВМЕСТО ПОКУПКИ
Одной из главных мировых тенденций в IT-отрасли последних 2—3 года называют все большее распространение так называемых "облачных" технологий. Суть этого мудреного термина довольно проста: пользователи компьютеров могут не покупать дорогостоящие оборудование и программное обеспечение, а брать его в аренду, оплачивая лишь за время реальной работы с ним. Но при этом программное обеспечение и вычислительные мощности находятся у пользователя не в офисе или в доме, а "где-то в облаках" — на удаленном сервере. Чтобы работать по такой системе, достаточно лишь иметь доступ к интернету.
Отметим, что характеристики прибора, который обеспечивает вход в интернет, не имеют значения. Компьютеры дата-центра быстро, дешево и качественно произведут работу, которая раньше возлагалась на персональные компьютеры. Все, что нужно пользователю: подключение к интернету, компьютер любой мощности и сравнительно небольшая сумма для оплаты услуг.
Связано развитие таких технологий с необходимостью снижения затрат на дорогостоящие IT-услуги. Например, для автоматизации бизнес-процессов на крупном предприятии, необходимо закупить компьютеры, программное обеспечение и нанять команду из IT-специалистов — это десятки тысяч долларов. Подсчитано, что затраты на "облачные" услуги ниже в 5—10 раз, а главное, работу офиса можно организовать в течение нескольких рабочих дней.
Также разрешается проблема синхронизации разнообразных платформ: если вы время от времени работаете дома, а также часто ездите в командировку, вам, соответственно, придется использовать несколько разных компьютеров (стационарный, ноутбук, нетбук, коммуникатор и тому подобное). То есть нужно постоянно копировать рабочие файлы. А потеряться в разных версиях на разных накопителях очень легко. В случае с облаками, документ сохраняется на удаленном сервере, где всегда доступна для редактирования его актуальная версия.
ОСОБЕННОСТЬ: СОВМЕСТНЫЕ КАЛЕНДАРИ
Интерфейс. Через браузер доступен полноценный почтовый клиент
Предлагаемое провайдером трехмесячное тестирование оказалось не совсем бесплатным — нужно заплатить порядка 100 грн. за доменное имя (адрес сайта без www). Впрочем, у меня уже был зарегистрирован свой сайт — почтовые ящики "прикрутили" к нему.
Для входа в почту нужно набрать доменное имя с приставкой mail и ввести свой логин и пароль — как и в случае бесплатным сервисом. Сразу после входа в почту, открылся полноценный клиент айтлук экспресс — он входит в услугу (за лицензию платить не нужно).
Первое впечатление — положительное. Если раньше на ящик приходило в сутки по 10—20 писем спама, то в случае с платной почтой число "левых" писем сократилось до 2—3. Увы, даже самый лучший спам-фильтр не справляется с хитростями современных спамеров — первый найденный недостаток.
Зато понравилась интеграция с календарем. Например, мой коллега с помощью почты пригласил меня на собрание на 16.00. Сразу пришло приглашение, которое нужно принять, либо отказаться от встречи. В случае с выбором "принять", встреча добавляется во встроенный календарь, а за определенное время до встречи) "выскакивает" автоматическое напоминание — средство от склероза.
ЭКОНОМИКА: "ОБЛАЧНЫЙ" СЕРВИС ДЕШЕВЛЕ
Один из главных аргументов в пользу платного почтового ящика — "красивый" адрес. Но его можно себе сделать и дешевле. Так, "Сегодня" под видом клиентов прозвонила несколько компаний, оказывающих хостинг-услуги — минимальная цена за место на жестком диске аналогичного объема порядка 30 грн. в месяц, а почту при этом нужно настраивать самостоятельно и никаких допуслуг нет. С другой стороны, так можно настроить несколько ящиков.
Но нужно самому устанавливать спам-фильтр, антивирус и удобный почтовый клиент, а это — затраты (см. таблицу). А если самостоятельно настроить почту не получается и нужно вызывать специалиста, то экономический смысл сразу становится понятен.
СВОЯ СЕТЬ. Крупные компании тратят на организацию собственной корпоративной почты серьезные суммы — закупают оборудование, программы, тянут каналы связи и так далее. Плюс IT инфраструктуру нужно поддерживать — только на старте затраты для предприятия из 200 человек составляют около $60 тыс.
.jpg)
ВАРИАНТ: "МЫЛО" ВМЕСТО ЭСЭМЭСОК
Одна из главных функций, которая нам понравилась в случае с платной электронной почтой, — синхронизация мобильных устройств с почтовым сервером Exchange посредством технологии ActiveSync.
Эта технология позволяет синхронизировать почту, контакты, календари, задачи, заметки с мобильными устройствами под управлением Symbian OS, Android, Bada, Windows Mobile, Apple (iOS), BlackBerry — в большинстве смартфонов и телефонов бизнес-класса такая возможность либо есть по умолчанию, либо можно бесплатно скачать программу для интеграции телефона и почты (например, из Android market).
Мобильность почтовых решений Exchange позволяет повысить эффективность и производительность рабочего процесса за счет постоянного доступа к корпоративной почте — благодаря тому, что работа реализована по принципу Push email — сервер доставляет почту сразу же после ее появления (как бы выталкивает), не ожидая пока почтовый клиент произведет процедуру синхронизации.
Имэйл приходит за секунду. Фото: В. Бовсуновский
На практике это выглядит следующим образом. Вы покупаете себе пакет мобильного интернета — сейчас это стоит порядка 30 грн. в месяц (за 3 гигабайта трафика), и к вам прямо на телефон доставляется почта с такой же скоростью, как приходят эсэмэски, либо быстрее. Сразу же можно написать ответ либо подтвердить свое участие в собрании (или отказаться от него). Месяц испытаний показал, что на СМС-переписке экономится порядка 10 грн. в месяц (цена 30—35 эсэмэсок). Особенно удобна эта функция при использовании смартфона или интернет-планшета.
Как и в случае работы за компьютером, перед запланированным событием возникает напоминание, например, система сама сообщает о том, что нужно позвонить партнеру по бизнесу, или о том, что пора выезжать на важную встречу, — как будто в кармане поселился электронный секретарь, а вы остаетесь на связи в независимости от места нахождения.
БЕЗОПАСНОСТЬ: ГАРАНТИРОВАНА?
Логичный вопрос, который возникает при упоминании об "облачных" сервисах — насколько безопасно "где-то там" хранить информацию. Например, в марте прошлого года в одном из крупнейших в Украине дата-центров возник пожар, результатом которого была потеря части информации пользователей. По слухам, причиной пожара послужил человеческий фактор: в дата-центре была установлена одна из наиболее современных систем пожаротушения, но она не сработала (была отключена вручную охранниками из-за того, что раздражала сильным шумом и частыми срабатываниями). Других подобных случаев в Украине не было, но этот прецедент сильно подорвал доверие к "облакам".
Другие вопросы на ту же тему: не будут ли сотрудники сервис-провайдера, оказывающего хостинг-услуги, продавать информацию конкурентам, что будет, если в дата-центр ворвутся сотрудники налоговой и, наконец, могут ли сервер взломать хакеры и получить доступ к конфиденциальной переписке.
В офисах компаний, предоставляющих такие услуги нас заверили, что вероятность потери данных в случае хранения их в дата-центрах намного ниже, чем когда переписка хранится в компьютере под столом. Да и доступа у системных администраторов сервис-провайдеров, как и у любых других посторонних лиц, к чужой информации нет — без ввода пароля пользователя она представляет из себя просто набор символов (шифрование происходит с использованием протокола SSL — Secure Sockets Layer).
А если хочется усилить защиту, то можно зашифровать почту при помощи электронной цифровой подписи. Пользователю нужно не только ввести свой пароль, но и вставить в компьютер спецфлешку — на случай, если кто-то ухитрится получить каким-либо образом пароль (часто это делают при помощи программы, запоминающей, какие клавиши нажимали на клавиатуре или, например, записав движения пальцев на видеокамеру).
Аналогично и в случае с атакой хакеров — высококлассным специалистам получить доступ к информации на домашнем компьютере намного проще (например, отправив по почте программу-троян), чем пытаться взломать системы защиты дата-центра, где они встретятся с противодействием опытных системных администраторов. А на случай утраты данных по причине пожара либо стихийного бедствия в современных дата-центрах производится резервное копирование информации на сервера, которые физически находятся в другом месте (в том числе могут быть размещены и за границей).
Правда, стопроцентной гарантии не может дать ни один из опрошенных "Сегодня" специалистов.
5 ПЛЮСОВ И 5 МИНУСОВ "ОБЛАЧНОЙ" ПОЧТЫ
Автоматизирует бизнес-процессы, но есть риск потери данных
Отсутствие рекламы, минимум спама и защита от взлома
Легальный почтовый клиент со встроенным антивирусом
Встроенный бизнес-функционал: общие календари, задачи, почта
Информация дублируется на удаленном сервере — ее всегда можно восстановить
Синхронизация со всеми интернет-устройствами (компьютер, планшет, телефон)
Нужно покупать доменное имя
Ежемесячно нужно вносить абонплату
Зафиксирован один случай, когда дата-центр сгорел
Нет полного доверия к "чужому" системному администратору
В связи с распространением пиратского ПО экономическая выгода сомнительна
ИТОГ: ПОДОЙДЕТ СТАРТАПАМ
Предпринимателям. Использовать "облачную" почту удобно
Подводя итог, отметим, что эта услуга заинтересует, прежде всего, малый и средний бизнес, особенно тех, кто только-только начал работу, — стартапов. Например, если вы частный предприниматель и в штате работает лишь 5 человек, затраты на систему корпоративной почты составят лишь 75 грн. Плюс сотрудникам для совместной работы не нужно сидеть в офисе — доступ к электронной почте всегда "под рукой" (в прямом смысле этого слова). Особенно важно, что есть возможность производить групповые рассылки.
А вот особого смысла заказывать эту услугу для домашних потребностей нет — просто переписываться письмами можно и с бесплатного ящика.
КОММЕНТАРИЙ ЭКСПЕРТА
Александр Кариченский, директор IT-компании SL Global Service:
Заказывая "облачные" сервисы, предприниматели могут самостоятельно регулировать ежемесячные затраты на IT. Допустим, если речь идет о сезонном бизнесе и, к примеру, в июне-августе в компании работает 50 человек, а к сентябрю их число снижается до 20, в любой момент можно уменьшить объем услуги и платить вдвое меньше, а затем, при увеличении штата, вновь увеличить объемы. Это дает возможность четко планировать свои затраты — непредвиденные расходы исключены.
КОММЕНТАРИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Игорь Дзюбенко, Руководитель IT-отдела, ООО "Эргопак":
Переход на "облачную" бизнес-почту вместо организации собственной инфраструктуры избавил нас от огромных первоначальных инвестиций — по нашим подсчетам, пришлось бы потратить порядка 500 тыс. грн. Окупает себя такое оборудование в течение 50 месяцев, а опыт показывает, что раз в 3 года сервера нужно обновлять — они быстро устаревают. Плюс, есть риск поломки.
Мы сразу определили для себя, что нужно сосредоточиться на бизнесе, а не на связанных с его организацией затратах: намного выгоднее пользоваться готовыми сторонними сервисами, чем создавать собственные. Я вижу в "облаках" будущее IT-технологий — все к этому идет.
Главные темы